机构组成 机构组成

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       服务中心成立管理委员会,为服务中心的决策机构。管理委员会成员由工程热物理所主管副所长、实验室(中心)和相关职能部门负责人组成。服务中心设主任1名,副主任1名;服务中心主任由工程热物理所副所长担任,全面领导服务中心的工作,副主任负责日常管理工作,另设专职管理人员2-3名,配合服务中心日常管理和运行,服务中心的人员编制由工程热物理所核定。

(1)管理体制

所级中心的决策机制为:“研究所统管、科研支撑中心主管;领导小组决策、中心主任负责”。所长办公会是所级中心的最高管理机构。主要职责有:

(a)负责委托主管所领导组建管理小组;

(b)负责保证仪器管理中心资源的获得,资源包括中心管理组织机构的建立、人员培训和晋升、运行经费的支持、仪器更新和研制项目的支持;

(c)负责采取和批准必要措施不断改进中心的运行;

(d)批准中心的管理机制和分配机制;

(e)批准中心主任的聘任。

所级中心领导小组受所长办公会委托管理中心的事务。管理小组的负责人为所长办公会指定的主管所领导,成员包括各实验室(中心)和相关职能部门负责人。主要职责有:

(a)向所长办公会提出资源需求,并协调资源分配;

(b)审核所级中心的管理机制和分配机制。

服务中心实行管理小组决策的主任负责制,主任全面负责服务中心的各项管理工作。服务中心主任的主要职责有:

(a)向管理小组提供服务中心的建设与发展规划建议;

(b)执行管理小组制定的服务中心的建设和发展规划;

(c)协助各仪器设备组制定建设发展规划,并对其规划的实施进行监督;

(d)制定服务中心的运行与服务规范,包括:运行时间、服务标准与收费标准等;

(e)对各个仪器设备组的日常运行进行督导,检查和评估仪器设备维护与使用情况;

(f)负责服务中心的仪器设备档案管理;

(g)落实管理小组交办的各项工作;

(h)及时布置落实院主管部门及各方领导布置的各项工作;

(i)定期检查服务中心仪器设备的使用及服务情况,协调、解决、反映仪器管理员和用户遇到的各种问题;

(j)负责服务中心仪器设备的入选初审;

(k)组织服务中心人员的年度绩效考核;

(l)组织对服务中心人员的相关培训。

各技术组实行组长负责制。主要职责包括:

(a)遵照所级中心的管理运行机制,进行仪器设备的运行管理;

(b)配合所级中心完成各类装备建设规划的编制;

(c)为每台仪器设备聘任专门的仪器设备管理员,监督仪器设备的方法、规程、记录、数据按照中心的要求建立并遵照执行;

(d)依托共享网络建立仪器共享共用的运行机制;

(e)参照所外单位的同型号仪器收费,并充分考虑耗材价格、样品处理、仪器操作等因素,核定仪器的合理收费价格标准;

(f)提出仪器研制、升级改造项目。

仪器设备管理员负责仪器设备的具体管理并提供测试服务,主要职责包括:

(a)进行专门仪器的管理,提供仪器检测服务,并形成记录;

(b)接受仪器操作培训,制订仪器操作规程,并按照批准后的规程进行检测;

(c)接受共享网的管理员培训,利用共享网进行仪器预约管理、数据管理、收费管理;

(d)接受用户的监督,实施顾客满意调查,处理顾客投诉;

(e)接受仪器中心的服务质量考核、技术水平考核,不断提高服务水平;

(f)负责仪器升级、研制项目的实施。

(g)及时维修不能正常工作的仪器,并完善维修记录报告档案;

(h)建立并实施仪器维护、检定计划,计划及实施结果应报服务中心备案。

(2)运行机制

       所级中心仪器设备管理的原则:仪器设备由各技术组具体负责维护,仪器设备管理员对仪器设备进行具体管理;中心的仪器设备采用网上预约、使用机时公开的机制。

测试预约

      首批所级中心仪器设备的测试预约已依托中科院共享网实现。非共享网用户单位通过所级管理员在网上预约。要求仪器管理员及时进行预约审核,未经审核的预约不得实施检测。所级管理员每月对预约审核工作进行监督检查。临时增加的测试应补办相应手续后实施。

收费标准

       不同仪器收费计算的标准应符合仪器本身的特点,可以采用计时收费或按样品量收费等不同计算收费标准。服务中心的仪器设备实行有偿使用。收费标准的制定以保证仪器设备的日常运行、维护和维修等费用需要为原则,不以营利为目的。收费额度应参考院内外同型号仪器的收费,充分考虑仪器原值、耗材、操作复杂程度、样品复杂程度等。委托研制或合作项目中包含测试服务内容的,应在合同中明确测试、分析等服务内容及预算。

缴费方式

       工程热物理所外部人员使用所级中心设备,使用费低于贰仟元,可以现金或支票支付;使用费高于(含)贰仟元,需签订合同,通过汇款或支票支付,发票由工程热物理所财务处提供。为鼓励对外服务,研究所对设备使用费不收管理费。工程热物理所内部人员使用所级中心设备,由中心办公室组织协商,使用费采用划拨转账结算,损坏需由使用部门修复或按原值赔偿。

试样测试

       试样测试过程可以分为仪器管理操作和用户自行操作两类。用户应在预约的时限内实施试样测试过程。试样测试应按照仪器操作规程进行。特殊的测试方法应由仪器管理员和用户共同协商确定,必要时应得到所级中心管理小组的批准。仪器设备管理员有权拒绝对仪器可能造成损伤的样品测试。

操作培训

       仪器设备管理员每年应保证一定的操作培训学时,以保证仪器管理员具备足够的对用户的操作培训能力。对于用户自行操作仪器的测试,用户应经过培训,并通过管理员的考核,方可实施操作。考核具有一定时效性,超过规定时间后,应由管理员对用户再次培训考核。

数据管理

       仪器设备管理员对于利用仪器进行检测获得的数据应进行妥善管理。应确保用户获得测试样品对应的数据。应采取有效措施防止用户获得他人样品的数据。应确定数据保存的时间,定期备份和清理过期数据。所级管理员定期检查记录保持情况。

仪器维护(检定、保养、维修)

       仪器设备管理员应根据仪器自身特点,制订仪器维护计划并报仪器中心备案。应保留仪器维护记录和结果,接受中心的监督和检查。仪器维护计划应符合国家相关法律法规的要求,特别是国家标准的要求。中心应对仪器相关的法律法规和国家标准进行管理,保证仪器管理员得到有效可行版本。

质量监督

      参照质量管理体系的要求建立测试服务质量监督系统,建立与实验记录统一的用户满意度调查系统,建立用户投诉渠道,形成投诉处理机制。服务质量的优劣与仪器管理员的绩效和考核挂钩。对于服务质量恶劣的仪器管理员应予以警告、公开警告、扣减绩效、撤换等不同程度的处理。对于服务质量问题和投诉处理不及时的管理人员按研究所问责制度处理。

服务中心根据工程热物理所学科发展和应用技术需求,具体组织机构设置如下: